สามารถรวมข้อมูลไว้ที่เดียว ไม่กระจัดกระจาย และสนับสนุนการทำงานร่วมกันระหว่างทีมเดียวกัน ไม่ต่างคนต่างเก็บ นอกจากนี้ยังไม่สามารถแก้ไขเอกสารร่วมกันได้เวลาเดียวกันอีกด้วย

ช่วยลดความเสี่ยงในการสูญเสียข้อมูลโดยการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ และเรียกคืนข้อมูลที่สูญหายได้ตลาดเวลา

สามารถจัดการสิทธิ์ของผู้โช้งนแต่ละคน ให้ผู้โช้งานเข้าถึงไฟลแยกตามแผนก หรือกลุ่มงาน เพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญ และป้องกันข้อมูลให้เข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์เท่านั้น

ลดความยุ่งยากในการแบ่งปันไฟล์ โดยไม่ต้องใช้วิธีการทางอีเมลหรือการถ่ายโอนไฟล์แบบดั้งเดิม เช่น การใช้ USB Drive หรือ CD-ROM ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรการดำเนินงานให้มากขึ้น